智能密集柜是用来存放档案资料的，在架体与层板之间是不能当做爬梯进行攀登的。因为架体的承载能力不均匀会对人员的人身安全有一定的影响，当审阅人员进入相邻的两个架体之前。需要用自锁互锁将二架体给锁住，这是为了避免架体的意外移动而把工作人员挤伤，智能密集柜的承重量是小于600kg，资料档案放在双面的架体上，保持均匀存放。这样架体才会承受均匀的力，受力才会更加平衡，运行起来才会具有安全性。
智能密集架放置在档案室中尽量避免在阳光下曝晒，以防表面的油漆干裂、脱落，但也不能放在潮湿不通风的地方，否则易受潮而生锈。在使用智能密集架的时候，切记柜顶不能压放重物，不然易使门框变形。智能密集架表面万一沾上碱水或污渍，要及时用水擦净，但切勿用水冲洗，以防夹板脱胶，一般污迹可用洗涤剂去除，严重的污迹可用“万洁灵”去除，切忌用碱水和开水洗刷，以防损坏漆面。
